Як виставити рахунок на оплату ФОП: що вказати і як додати QR-код

Оновлено 9 жовтня 2026. Підготувала команда MyIBAN.

Рахунок на оплату — документ, яким ви просите клієнта заплатити: ваші реквізити, номер і дата, що саме оплачують і скільки. Обов'язкової форми немає, печатка не обов'язкова. Передачу товару чи надання послуги підтверджує видаткова накладна чи акт, сам рахунок лише просить заплатити. Щоб клієнт не переписував 29 символів IBAN, додайте до рахунку QR-код НБУ або посилання на оплату.

Що таке рахунок на оплату і чи він обов'язковий

У Правилах НБУ про QR-код для переказів рахунок на оплату визначено як документ з унікальним номером, платіжними реквізитами отримувача, сумою і описом товару чи послуги. Рахунок-фактура та інвойс — інші назви того самого документа: Мінфін у роз'ясненнях пише «рахунок-фактура (інвойс)».

Обов'язкової форми рахунку немає: ні Закон про бухгалтерський облік, ні Правила НБУ бланка не встановлюють. Виставляти рахунок теж треба не завжди. monobank у базі знань для ФОП пише, що рахунок-фактуру «часто використовують, щоб зафіксувати суму, реквізити та призначення платежу», а обов'язковим він стає, «зокрема, якщо це передбачено договором».

Що вказати в рахунку

Суму прописом можна додати, але ні визначення НБУ, ні стаття 9 Закону про бухоблік її не вимагають. Як скласти призначення платежу — на сторінці «Як надіслати реквізити».

Зразок рахунку, який можна скопіювати

Скопіюйте текст у Word чи Google Документи і замініть дані на свої.

Чи потрібні печатка і підпис

З 2017 року печатка для компаній і ФОП не обов'язкова: Закон №1982-VIII прибрав вимогу ставити її з Цивільного кодексу та низки інших законів. У статті 9 Закону про бухоблік печатка — лише додатковий реквізит, який включають «залежно від характеру господарської операції». Якщо печатки у вас немає, на рахунку її просто не буде.

Якщо бухгалтер клієнта просить печатку, можна відповісти так:

Підпис обов'язковий, коли рахунок має працювати як первинний документ, тобто замість акта. Тоді за статтею 9 у ньому мають бути посада і прізвище відповідальної особи та «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу». Первинні документи можуть бути паперовими або електронними; електронний зазвичай підписують КЕП, у Приват24 для бізнесу та Вчасно це вбудовано.

Рахунок, видаткова накладна й акт: у чому різниця

Видаткова накладна підтверджує, що товар передано, акт — що послугу надано чи роботу виконано. Саме за такими документами бухгалтер клієнта-компанії веде облік: за Законом про бухоблік це первинні документи, бо вони містять відомості про операцію (статті 1 і 9). Рахунок лише просить заплатити.

Чому так. Мінфін у листі від 24.03.2023 №41010-06-5/7983 пише, що рахунок-фактура, оформлений за вимогами до первинного документа, «може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку господарської операції з постачання товарів, робіт (послуг) без складання акта приймання-передачі», але «тільки у разі оплати такого рахунку-фактури». Там само міністерство нагадує, що його листи «мають виключно рекомендаційний та інформативний характер».

Ще одне спрощення діє з 1 квітня 2026 року: в акті чи іншому документі про послуги, роботи або оренду може не бути підпису, посади й прізвища відповідальної особи замовника. Для цього в документі має бути дата чи період надання послуг, такий порядок має бути прямо передбачено письмовим договором з клієнтом, а операцію відображають в обліку в тому періоді, коли її здійснено. Це не стосується, зокрема, оплат з публічних коштів, оренди державного чи комунального майна, будівельного підряду і благодійної допомоги (стаття 9 Закону про бухоблік, зміни Законом №4791-IX).

Де виставити рахунок

У Приват24 для бізнесу «Інвойсинг» безкоштовний для клієнтів банку, а оплата рахунку коштує як звичайний платіж. Банк пише, що виставити рахунок можна й платникам, які не мають поточного рахунку в ПриватБанку, але push і кнопка «Оплатити» працюють у його застосунку. На основі рахунку там само складають акт.

У Dilovod рахунок можна надрукувати прямо із замовлення, акта чи накладної. Якщо підключити інтеграцію з monobank чи LiqPay, на друковану форму додається QR-код. Він відкриває сторінку інтернет-еквайрингу, тобто оплати карткою, з якої банк бере відсоток; QR-кодом НБУ для переказу за реквізитами він не є.

Як додати до рахунку QR-код НБУ або посилання на оплату

QR-код НБУ — стандартний код для переказу на рахунок за Правилами Нацбанку: зі знаком гривні в центрі, його читає сканер у застосунку банку клієнта. Правила радять друкувати його «в рахунку на оплату разом із рештою платіжної інформації». Клієнт сканує код застосунком свого банку, і IBAN, код отримувача, сума й призначення вже заповнені. Такий код обробляють застосунки установ з переліку НБУ; Ощадбанку в ньому станом на 25 вересня 2026 року немає.

1. Створіть код у безкоштовному генераторі: отримувач, IBAN, РНОКПП (ІПН), сума рахунку і призначення з його номером. Завантажте PNG чи SVG.
2. Вставте код у рахунок поруч із реквізитами. Сума й призначення в коді мають дослівно збігатися з текстом рахунку: за Правилами НБУ вміст тексту і коду «має бути ідентичним».
3. Не робіть код меншим за 3,5 см на бік, а з довгим призначенням — за 5 см: дрібний гірше друкується і сканується.
4. Перш ніж надсилати, відскануйте код застосунком свого банку.

Суму й призначення клієнт у своєму банку змінити може: у форматі, який робить генератор, заборони редагування немає. І QR-код на вже надісланому PDF не скасувати, тож за зміни суми надсилайте новий рахунок з новим номером.

QR-код зручний на папері або коли рахунок відкрито на комп'ютері, а платять з телефона. Якщо клієнт відкриє PDF на тому самому телефоні, відсканувати код тим самим телефоном незручно. Тоді допоможе посилання на оплату. Сервіс посилань на IBAN, як-от MyIBAN, дає адресу сторінки оплати: її вставляють у рахунок рядком «Оплатити онлайн» і в лист. На телефоні клієнт натискає кнопку свого банку, і застосунок відкривається з уже заповненими реквізитами; якщо кнопки його банку немає, на сторінці є реквізити з кнопками копіювання. На комп'ютері сторінка показує ті самі реквізити з кнопками копіювання і QR-код для телефона. Посилання в MyIBAN за замовчуванням діє 7 днів: для рахунку зі строком оплати 14 днів поставте 14 або «Без обмежень». Якщо рахунок скасовано, посилання можна вимкнути в кабінеті. Відсотка з платежу такі сервіси не беруть і заробляють на підписці: у MyIBAN є безкоштовний тариф, платні коштують 99 або 299 грн на місяць.

Якщо всі ваші клієнти платять з інтернет-банку на комп'ютері, QR-код і посилання їм мало що додадуть: головне — правильні реквізити текстом і номер рахунку в призначенні. Реквізити текстом лишайте в рахунку завжди.